- Vielä enemmän kuin fyysisillä tiloilla yritys voi erottua hyvällä palvelulla, Haikon kartanon myyntijohtaja Timo Tirri sanoo.
 
Hyvä palvelukokemus syntyy Tirrin mukaan siitä, että asiakas kohdataan aidosti ja toiveiden kuulemisen lisäksi osataan ennakoida tulevia tarpeita kokouksen tai tapahtuman aikana.
- Kokouspalvelumme on toiminut hyvin 50 vuotta ja taannut uskolliset asiakassuhteet viiden tukijalan varassa, Tirri sanoo ja alkaa luetella:
 

1. Kokouksen suunnittelu ei voisi olla helpompaa

- On tärkeää, että asiakas löytää meidät helposti netistä ja saa sivuiltamme tarvittavan tiedon päätöksensä tueksi, esimerkiksi 360-kuvia tiloista. 

Tarjouspyynnön tekemisen on oltava mahdollisimman helppoa, Tirri sanoo.

Koska jokainen kokous on hieman erilainen, kokousten suunnittelu ja hoito voi olla vaativaa, yksityiskohtaista käsityötä. Kokoukset vaihtelevat virallisista seminaareista vapaamuotoisiin palavereihin Spa Studio –tilassa.
- Tässä myyntipalvelun rooli ennen kokousta korostuu: meillä on vahvuutena, että meillä on sama yhteyshenkilö hoitamassa kokoussuunnittelua alusta loppuun, Tirri lisää.

 

2. Kiitettävä palvelu läpi kokouksen

- Jo rekrytointivaiheessa haluamme varmistaa, että rekrytoimme ihmisiä oikealla palveluasenteella. Ilmeisesti olemme onnistuneet siinä, sillä saamme hirveästi positiivista palautetta kokouspalveluidemme henkilökunnasta, Tirri sanoo tyytyväisenä. 
Haikon ammattilaisilla on paljon vuosikausien aikana syventynyttä hiljaista tietoa B2B-asiakaspalvelusta.
- Henkilökuntamme vaihtuvuus on pientä, ja asiakassuhteemme pitkiä. Pitkäaikaisin asiakkaamme on käynyt meillä säännöllisesti jo neljäkymmentä vuotta. Kokousasiakkaiden ja henkilökunnan välille on syntynyt varmuus siitä, että asiat toimivat sovitusti.

 

3. Idylli vain 45 minuutin päästä Helsingin keskustasta

Haikon kongressikeskuksen tiloja hyödyntävät ennen kaikkea useamman päivän kestäviä kokouksia pitävät yritykset.
- Vaikka olemme lähellä Helsinkiä, olemme riittävän etäällä ja poissa ruuhkista. Kun ihminen tulee tänne hän hengittää vapaasti Porvoon raitista meri-ilmaa. Meille tuleminen on eräänlainen siirtymä ruuhkista kauniiseen maalaisympäristöön, merelliseen kartanomaisemaan, Tirri kuvailee.
Pysäköinti ja sähköauton lataus ovat Haikossa ilmaisia.
- Eräs asiakas kysyi kerran ihmeissään, soitammeko pihalla linnunlaulua kaiuttimista. Emme soita, Tirri nauraa. Luonnon helmassa luonnon äänet vain kuuluvat paremmin.

 

4. Innostavaa oheisohjelmaa kokouspäiviin 

Haikko on panostanut tänä vuonna kylpylätilojensa remonttiin. Erityisesti työhyvinvointiasiakkaat hyödyntävät kylpyläpalveluita, jatkossa uusittujen tilojen ansiosta luultavasti aiempaa enemmän.
- Tavallisiinkin kokouksiin halutaan joskus joku vau-elämys, joka ei ole kokoustamista vaan yhdessä tekemistä, jolloin lähdetään irti arjesta ja omasta mukavuusalueesta, Tirri sanoo.
Ohjelma voi olla yksinkertaisemmillaan joukkueittain pelattavaa frisbeegolfia, kokkikoulu tai risteily Porvoon edustalla. Laajasta valikoimasta löytyy vaihtoehto jokaiseen makuun. Useat ryhmät haluavat mitattavaa oheistoimintaa, kuten kunto- ja kehon ikätestejä. Rankan kokouspäivän päätteeksi taas suositaan Huippukylmä-hoitoa, jota Tirri kutsuu “extreme-elämykseksi.”
 

 

5. Hyvä ruoka on Haikon kruununjalokivi

Haikon kokouspalveluihin kuuluu lähes poikkeuksetta lounas kartanon seisovasta pöydästä. Conference Caféssa on kokouspäivän aikana jatkuvasti tarjolla tuoretta kahvia ja teetä, hedelmiä sekä suolaista ja makeaa syötävää. 
- Asiakas voi pitää kahvitauon joustavasti milloin haluaa eikä kukaan tule kokoustiloihin häiritsemään tarjoilujen kanssa, Tirri selittää. 
- On tärkeää säilyttää energiataso korkeana kokousten ajan.
Erityisesti yöpyvät vieraat, jotka pääsevät nauttimaan kartanoravintolan illallistunnelmasta, ylistävät tarjoiluja.
- Kestosuosikki illallismenussa on Haikon härkä, joka on ollut listalla alusta asti, viisikymmentä vuotta. Kun menu uusitaan kaikki muu voi vaihtua, mutta Haikon härkä säilyy, Tirri sanoo.