Mikä on kokouksen tavoite?

Kaikki lähtee liikkeelle siitä, että asiakkaalla on kokoukselle on tarve ja mielellään selkeä tavoite. Kun tavoite on olemassa, on hyvä kartoittaa vaihtoehdot kokouspaikkaan liittyen. 

Tarjouspyynnön lähettäminen

Kun sopivat vaihtoehdot kokouspaikkojen osalta on löydetty, lähetetään yleensä tarjouspyyntö yhteen tai useampaan paikkaan. Kokouspyynnön voi lähettää kätevästi Haikon kokoustarjouslomakkeella.

Tässä vaiheessa palveluntarjoaja on yleensä yhteydessä järjestäjään ja varmistaa kaikki yksityiskohdat, jotta tarjous vastaa mahdollisimman tarkasti asiakkaan tarvetta. Tämä on hyvä tehdä puhelimitse tai kasvokkain. Myyntipalvelussa osataan huomioida tilaisuuden yksityiskohdat, mutta olisi hyvä miettiä omat tarpeet ja odotukset myös hyvissä ajoin ennen tilaisuutta.

Tässä yhteydessä on hyvä varmistaa sopivien tilojen koko, muoto ja varustelu. Onko tarvittava tekniikka olemassa, vai tarvitaanko lisätekniikkaa? Mitä tarjoiluja tilataan etukäteen ja tuleeko oheisohjelmaa? Jääkö aikaa kylpemiseen ja rentoutumiseen? Tarvitaanko majoitusta ja kuljetuksia? Kuka auttaa valitsemaan illallisviinit? Entä pysäköinti? No, Haikossa mikään näistä ei ole ongelma!

Ilmoittautumisten vastaanotto ja osallistujamäärän vahvistaminen

Kutsuissa ja ilmoittautumisissa menee helposti paljon järjestäjän aikaa. Onneksi tähänkin saa apua, ja Haikko voi tarjota asiakkailleen Lyytin automatisoidun palvelun osallistujien kutsumiseksi ja ilmoittautumisten hallintaan. Tilaisuuden lopullinen osallistujamäärä ilmoitetaan sovitun aikarajan sisällä ja näin Haikossakin osataan varautua oikeankokoiseen ryhmään.

Ennen kokouspäivää huomioitavia asioita

Kun H-hetki lähestyy, on hyvä miettiä saapuminen. Annetaanko osallistujille joku tervetuliaisjuoma, lahja tai muu huomio? Tarvitaanko ulkona esim. yhtiön lippuja oven eteen, tai muuta yrityksen rekvisiittaa kokoustilan eteen? Onko ryhmässä erityisesti huomioitavia henkilöitä tai tarvitaanko nimikylttejä, muistiinpanovälineitä yms. tai drikkikuponkeja illaksi? Missä sijaitsevat illan esiintyjien taukotilat jne.

Tilaisuuksia aikaisemminkin järjestäneet tietävät, miten monta yksityiskohtaa on käytävä läpi, että tilaisuuden onnistuminen toivotulla tavalla varmistuu.

Kokouspäivän aikana

Kokouksen aikana Haikon kokousisäntä tai  –emäntä vastaa kokouksen sujuvuudesta. Vieraat voivat keskittyä tuottavan kokoukseen ja voivat pitää kahvitauon joustavasti päivän aikana.

Myös sujuva maksaminen on hyvä suunnitella. Maksavatko osallistujat kukin itse vai tehdäänkö yhteislasku?

Kokouspalaute auttaa suunnittelemaan seuraavaa tilaisuutta

Palautteen kerääminen osallistujilta kokouksen jälkeen antaa arvokasta tietoa, ja auttaa tekemään tulevista kokouksista entistäkin onnistuneempia. Tämäkin voidaan toteuttaa Haikon myyntipalvelun avustuksella.

Haikossa on järjestetty kokouksia jo yli 50 v. ja keräämämme palautteen perusteella voimme ylpeänä todeta: Haikossa kokous onnistuu!

(Kuvassa kylpylänjohtaja Raija Huovinen ja avainasiakaspäälliköt Heidi Masalin ja Leena Åkerberg. Leena jää huhtikuussa 2017 eläkkeelle tehtyään 38 v. työuran Haikon Kartanossa - kiitämme näistä vuosista ja toivotamme Leenalle ansaitusti aurinkoisia eläkepäiviä!)

Tutustu Haikon kokoustiloihin
Haikon kokouslounas

Kokoustarjoukset