Varaus- ja peruutusehdot ryhmille

Ryhmien varaus- ja peruutusehdot Hotelli Haikon Kartanossa

Soveltamisala ja eritysehdot

Ehdot koskevat Vuoristo yhtiöt oy / Hotelli Haikon Kartanon & Spa:n (jäljempänä hotelli tai Haikko) palveluita. Näitä ehtoja sovelletaan yritysten, yhdistysten ym. tekemiin varauksiin sekä vähintään 9 henkilön yksittäisten henkilöiden tekemiin ryhmävarauksiin. Ryhmävarausehdot koskevat myös ryhmän huonekiintiöstä tehtyjä yksittäisten henkilöiden varauksia, ellei erityistä sopimusta ole laadittu.

Hotellilla on oikeus käyttää näistä ehdoista poikkeavia erityisehtoja, jos erityisehtojen käyttö on perusteltavissa suuren ryhmän tai huonevuorokausimäärän, hotellikohtaisten erityistapahtumien ja juhlapyhien, sesonkivaihteluiden tai majoitukseen liittyvien oheispalvelujen vuoksi. Alihankkijoiden palveluita käytettäessä on voimassa alihankkijoiden sopimusehtoja.

Varauksen yksityiskohdat

Jos varauksessa on eri huonevuorokausi- ja henkilömääriä, sovelletaan suuremman määrän ehtoja.

Haikolla on oikeus muuttaa ed. mainittuja ehtoja varauskohtaisesti.

Viime hetken muutokset

Ryhmävarauksen ed. main. vahvistusajankohtien jälkeen on mahdollista vähentää huonevuorokausien ja tilattujen palveluiden henkilömäärää ed. main. prosentin mukaan ja Haikko huomioi muutoksen myös laskutuksessa, jos siitä on ilmoitettu myyntipalveluumme viimeistään ed. mainitussa ajassa.

Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

Tilavaraus on voimassa vahvistetulle henkilömäärälle. Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Ilmoitetun henkilömäärän pienentyessä olennaisesti on Haikolla oikeus vaihtaa tila vastaamaan henkilömäärää tai veloittaa lisätilavuokraa sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Huoneet

Ryhmälle voidaan varata huonekiintiö (ryhmän huonemäärä), jolle hotelli ilmoittaa vapautuspäivän varauskohtaisesti. Kiintiön vapautuspäivänä huoneet vapautuvat automaattisesti hotellin huonemyyntiin. Tämän jälkeen huoneen voi varata päivän hinnalla tai yrityksen sopimushinnalla saatavuuden mukaan. Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän sopimus- ja peruutusehtoja ellei erityissopimusta ole tehty.

Tarjoilut ja juomat

Hotelli Haikon Kartanolla on yksinoikeus aterioiden ja juomien tarjoiluun tilaisuudessa. Kaikki hotellin sisä- ja ulkoalueet ovat anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.
Varaamme oikeuden ravintolahintojen tarkistukseen yleisen kustannustason noustessa.

Maksuehdot ja maksutavat

Laskutusperusteena käytetään asiakkaan edellä mainittujen ehtojen mukaisesti vahvistamia palveluita. Tuotteet ja palvelut sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäverokannan. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin.

Ryhmävarauksista tehdään aina ryhmälasku (= yksi lasku/ryhmä). Jos osallistujat maksavat itse huoneen ja/tai muita Haikon palveluita, tulee maksu suorittaa paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä.

Mikäli maksuehdoista ei ole muuta sovittuna maksaa tilaaja paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä. Maksun tapahtuessa paikan päällä, tilaaja ilmoittaa ennakkoon hotellille tilaajan luottokorttinumeron sekä kortin voimassaoloajan varausten vahvistamiseksi. Jos varauksen arvo on yli 3000 €, hotelli laskuttaa ennakkoon noin 90 % arvioidusta kokonaissummasta viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua. Loppumaksu maksetaan paikan päällä.

Jos yrityksellä on voimassa oleva laskutussopimus Haikon kanssa, voidaan tilaajalle lähettää lasku jälkikäteen. Laskuun lisätään sopimuskohtainen laskutuslisä. Haikko voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta.  

Varauksen siirto

Varausta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman Haikon kirjallista hyväksyntää.

Peruutusehdot (koko tilaisuuden peruutus)

Varaajalla on oikeus peruuttaa koko varauksensa ennen tilaisuuden alkua seuraavin ehdoin:

Haikolla on oikeus muuttaa peruutusehtoja varauskohtaisesti

Jos varauksessa on eri huonevuorokausi- ja henkilömääriä, sovelletaan suuremman määrän ehtoja. Esimerkiksi:
Varaat kokouksen 30:lle kolmeksi päiväksi sekä 30 hotellihuonetta kolmeksi yöksi. -> Osallistujia on 30 ja huonevuorokausia kertyy yhteensä 90, joten peruutusehdot 80 tai enemmän -sarakkeiden mukaisesti.

Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän peruutusehtoja ellei erityissopimusta ole tehty.

Tilauksen muutos erikoistapauksissa ja force majeure -tapauksissa

Haikko voi milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden. Haikolla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, palveluihin ja tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Haikko ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata.

Asiakas voi peruuttaa tai muuttaa varausta ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi kuten esim. luonnonkatastrofit, sota, yleislakko. Huom. yksittäistä normaalia lakkoa ei tulkita ylivoimaiseksi esteeksi. Mikäli kyseessä ei ole ylivoimainen este ja peruutus tulee liian myöhään, on Haikolla oikeus peritä hinta sovituista palveluista.

Poikkeusehto Koronaviruspandemian ajalle

Tapahtuman peruuttaminen normaaleista varaus- ja peruutusehdoista poiketen on mahdollista, mikäli koronaviruksen johdosta viranomaisen taholta on olemassa kielto joukkotapahtumien järjestämisestä  Hotelli Haikon Kartanon ja kylpylän tiloissa ja alueella.
Näissä tilanteissa pyritään ensisijaisesti löytämään uusi ajankohta tapahtumalle.

Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty varaus 1.5.20 jälkeen ja koronapandemiariski on tiedostettu ja epidemiaa tai pandemiaa ei erikseen tällaisena olosuhteena mainita, koronavirusta ei pidetä ylivoimaisena (force majeur) esteenä, elleivät viranomaiset erikseen ole julistaneet kieltoa joukkojen kohtaamisesta hotelleissa ja ravintoloissa Porvoossa (viranomaisten suositus tai ohjeistus ei ole riittävä peruste force majeur -säännön soveltamiseen).

Tapauksissa joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista ja olosuhteista ja luettelossa mainitaan epidemia tai pandemia tällaisena olosuhteena, voidaan koronavirusta pitää force majour esteenä.

Jos tilaisuuteen osallistuva yksittäinen henkilö sairastuu tai on korona oireinen hänen osaltaan voidaan noudattaa force majour ehtoa ja poiketaan normaalista peruutusehdoista koronapandemian aikana.

Kun force majour ehtoa ei voida käyttää, noudatamme normaalia peruutusehtoa.