Varaus- ja peruutusehdot ryhmille

Ehdot ovat voimassa 1.7.2026 alkaen toistaiseksi. 

Soveltamisala ja eritysehdot 

Sovellamme ryhmäehtoja yli 10 henkilön varauksiin. Varaus vahvistetaan maksamalla ennakkomaksu sovittuna ajankohtana ryhmän toimitusehtojen mukaan, jotka ilmenevät varausvahvistuksesta. Varausmaksua ei palauteta peruutuksen johdosta. Nimilista huonejakoineen pyydetään toimittamaan viimeistään 14 vrk ennen tulopäivää. 

Ehdot koskevat Hotel Haikko Oy / Kartano & Kylpylähotelli Haikko (jäljempänä hotelli tai Haikko) palveluita. Näitä ehtoja sovelletaan yritysten, yhdistysten ym. tekemiin varauksiin sekä yli 10 henkilön yksittäisten henkilöiden tekemiin ryhmävarauksiin. Ryhmävarausehdot koskevat myös ryhmän huonekiintiöstä tehtyjä yksittäisten henkilöiden varauksia, ellei erityistä sopimusta ole laadittu. 

Hotellilla on oikeus käyttää näistä ehdoista poikkeavia erityisehtoja, jos erityisehtojen käyttö on perusteltavissa suuren ryhmän tai huonevuorokausimäärän, hotellikohtaisten erityistapahtumien ja juhlapyhien, sesonkivaihteluiden tai majoitukseen liittyvien oheispalvelujen vuoksi. Alihankkijoiden palveluita käytettäessä on voimassa alihankkijoiden sopimusehtoja. 

Ryhmämajoitus, kokousvaraus ja ravintola, sekä tapahtumavarausten peruutus- ja muutosehdot 

Ryhmämajoitus, kokousvaraus ja ravintola, sekä tapahtumavarauksille noudatetaan seuraavan taulukon mukaisia peruutus- ja muutosehtoja ryhmän alkuperäisen, varausvahvistuksella mainitun henkilö- tai huonevuorokausimäärän (hvrk) mukaan. 

Henkilö = Kokous- tai ravintolavaraukseen osallistuva henkilö 

Huonevuorokausi (hrvk) = Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärä; esim. 15 huonetta kahdeksi yöksi tarkoittaa yhteensä 30 huonevuorokautta (15 huonetta x 2 yötä). 

Tulopäivänä -rivin osoittama huonemäärä on maksimihuonemäärä, joka voidaan kuluitta perua ryhmän saapumispäivänä. Kuluton peruutusoikeus koskee vain ja yksinomaan hotellimajoitushuoneita eikä esimerkiksi kokous- tai tapahtumatiloja, kokouspaketteja tai ravintolapalveluita. 

Jos varauksessa on eri huonevuorokausi- ja henkilömääriä, sovelletaan suuremman määrän ehtoja. Esimerkiksi: 

Kokousvaraus 30 henkilölle kolmeksi päiväksi sekä 30 hotellihuonetta kolmeksi yöksi. Täten henkilöitä on 30 ja huonevuorokausia kertyy yhteensä 90, joten peruutus- ja muutosehdot määräytyvät 51-100 henkilöä / hvrk -sarakkeen mukaisesti. 

Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän peruutusehtoja ellei erityissopimusta ole tehty. 

Haikolla on oikeus muuttaa em. ehtoja varauskohtaisesti. 

Ryhmävarauksen em. vahvistusajankohtien jälkeen on mahdollista vähentää huonevuorokausien ja tilattujen palveluiden henkilömäärää em. prosentin mukaan ja Haikko huomioi muutoksen myös laskutuksessa, jos siitä on ilmoitettu myyntipalveluun viimeistään em. ajassa. 

Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä. 

Tilavaraus on voimassa vahvistetulle henkilömäärälle. Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Ilmoitetun henkilömäärän pienentyessä olennaisesti on Haikolla oikeus vaihtaa tila vastaamaan henkilömäärää tai veloittaa lisätilavuokraa sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista. 

Huoneet 

Ryhmälle voidaan varata huonekiintiö (ryhmän huonemäärä), jolle hotelli ilmoittaa vapautuspäivän varauskohtaisesti. Kiintiön vapautuspäivänä huoneet vapautuvat automaattisesti hotellin huonemyyntiin. Tämän jälkeen huoneen voi varata päivän hinnalla tai yrityksen sopimushinnalla saatavuuden mukaan. Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän sopimus- ja peruutusehtoja, ellei erityissopimusta ole tehty. 

Tarjoilut ja juomat 

Kartano & Kylpylähotelli Haikolla on yksinoikeus aterioiden ja juomien tarjoiluun tilaisuudessa. Kaikki hotellin sisä- ja ulkoalueet ovat anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty. 

Varaamme oikeuden ravintolahintojen tarkistukseen yleisen kustannustason noustessa. 

Maksuehdot ja maksutavat 

Laskutusperusteena käytetään asiakkaan edellä mainittujen ehtojen mukaisesti vahvistamia palveluita. Tuotteet ja palvelut sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäverokannan. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin. 

Ryhmävarauksista tehdään aina ryhmälasku (= yksi lasku/ryhmä). Jos osallistujat maksavat itse huoneen ja/tai muita Haikon palveluita, tulee maksu suorittaa paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä. 

Mikäli maksuehdoista ei ole muuta sovittuna maksaa tilaaja paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä. Maksun tapahtuessa paikan päällä, tilaaja ilmoittaa ennakkoon hotellille tilaajan luottokorttinumeron sekä kortin voimassaoloajan varausten vahvistamiseksi. Jos varauksen arvo on yli 3000 €, hotelli laskuttaa ennakkoon noin 90 % arvioidusta kokonaissummasta viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua. Loppumaksu maksetaan paikan päällä. 

Jos yrityksellä on voimassa oleva laskutussopimus Haikon kanssa, voidaan tilaajalle lähettää lasku jälkikäteen. Laskuun lisätään sopimuskohtainen laskutuslisä. Haikko voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta. 

Varauksen siirto 

Varausta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman Haikon kirjallista hyväksyntää. 

Tilauksen muutos erikoistapauksissa ja force majeure -tapauksissa 

Haikko voi milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden. Haikolla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, palveluihin ja tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Haikko ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. 

Tapahtuman peruuttaminen normaaleista varaus- ja peruutusehdoista poiketen on mahdollista, mikäli pandemian tai vastaavan takia viranomaisen taholta on olemassa kielto joukkotapahtumien järjestämisestä Kartano & Kylpylähotelli Haikon tiloissa ja alueella. Näissä tilanteissa pyritään ensisijaisesti löytämään uusi ajankohta tapahtumalle. 

Asiakas voi peruuttaa tai muuttaa varausta ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi kuten esim. luonnonkatastrofit, sota, yleislakko (huom. yksittäistä normaalia lakkoa ei tulkita ylivoimaiseksi esteeksi) tai tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista ja olosuhteista ja luettelossa mainitaan epidemia tmv. tällaisena olosuhteena. Mikäli kyseessä ei ole ylivoimainen este ja peruutus tulee liian myöhään, on Haikolla oikeus periä hinta sovituista palveluista. 

Kun force majeure ehtoa ei voida käyttää, noudatamme normaalia peruutusehtoa.