1. Rekisterinpitäjä
Vuoristo-yhtiöt Oy (Y-tunnus 2764547-4)
Hotelli Haikon Kartano
Haikkoontie 114, 06400 Porvoo
puhelin 019-576 01, myynti@haikko.fi
(ed.main. rekisterinpitäjästä käytetty sanaa ”Haikko” alla olevissa teksteissä)
2. Yhteyshenkilö
Jaana Hujanen
Hotelli Haikon Kartano
Haikkoontie 114, 06400 Porvoo
Puhelin 019-576 0431, jaana.hujanen@haikko.fi
3. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Haikko kerää ja käsittelee henkilötietojasi ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua sinun käyttäessäsi tarjoamiamme palveluita, esimerkiksi kun teet huone- tai lomavarauksen, tai varaat Haikon tarjoamia kokous-, ravintola-, kylpylä-, hyvinvointi-, juhla-, hotelli- tai lahjakorttipalveluita sivustomme tai verkkokauppamme kautta. Keräämme henkilötietoja eri tavoin, kuten käyttämällä varaus- ja tarjouspyyntölomakkeita, ilmoittautumis- tai asiakaskyselyitä, evästeitä tai jäljitteitä, uutiskirjeitä. Esimerkiksi erilaisia varaus- ja ilmoittautumistietoja tarvitsemme palveluiden täsmälliseen, ajantasaiseen ja laadukkaaseen tuottamiseen. Silloin tällöin Haikko kerää tai hankkii henkilötietoja Haikon sisäisistä tai ulkopuolisista tietokannoista (esimerkiksi Facebookista tai Googlesta). Haikko pitää tärkeänä, että henkilötietosi ovat koko ajan täsmällisiä ja ajan tasalla, minkä vuoksi saatamme hankkia henkilötietojasi ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä.
Kun laki edellyttää, että henkilötiedon erityiselle käsittelylle on saatava rekisteröidyn suostumus, tulemme pyytämään sinulta tällaisen suostumuksen ennen käsittelyn aloittamista.
4. Rekisterin tietosisältö
Keräämme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kunkin tarjoamamme palvelun erillisissä ehdoissa ja tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Voimme kerätä sinulta esimerkiksi seuraavia tietoja nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot. Lisäksi kerätään asiakkaan ostotiedot ja mahdollisesti IP-osoite ja tietoja, jotka helpottavat palveluiden käyttöä (kuten kirjautumistiedot), oletuskieli, käyttöhistoria, tiedot huonekaverista, varaustoiveet, maksut, matkan tarkoitus, työsuhde, ruoka-allergiat ja -toiveet, liikuntarajoitteisuus ym. muut tiedot, jotka annat palveluita käyttäessäsi. Tämän lisäksi Haikko voi kerätä Haikon ulkopuolisilta yhtiöiltä esimerkiksi: päivitetyt osoitetiedot ja väestötiedot.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Haikko kerää henkilötietoja asiakastiedon säilyttämiseen ja hallintaan, palveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen, sisäiseen raportointiin, tiedottamiseen, laskuttamiseen, kanta-asiakkuuden hallintaan ja Haikon palveluiden markkinointiin.
Käyttämistäsi palveluista riippuu mitä henkilötietoja sinusta kerätään ja millä tavoin ne kerätään.
Haikko käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Haikon palveluita
- palvelukokemuksen analysointiin ja parantamiseen
- käsitelläkseen sinun palveluita koskevia tiedusteluita, varauksia ja tilauksia
- ollakseen yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse, tekstiviestitse tai muiden mobiilisovellusten välityksellä, tai ilmoittaakseen sinulle tiedustelusi / varauksesi statuksen tai esimerkiksi varaukseesi / palveluusi liittyviä tietoja ennen saapumistasi, hotellissa oleskelun aikana ja lähtösi jälkeen
- mahdollistaakseen palveluiden käyttöön ja varaamiseen perustuvan laskutuksen
- yksilöidäkseen kanssasi käytyä palveluita koskevaa viestintää ja markkinointia
- kehittääkseen raportointia ja tilastointia
6. Henkilötietojen säilyttäminen ja luovuttaminen
Haikko säilyttää henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Haikko käyttää yhteistyökumppaneita esimerkiksi tietojärjestelmien toimintaan liittyen, minkä vuoksi henkilötietoja saatetaan siirtää näille yhteistyökumppaneille. Yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan Haikon puolesta ja antamiemme ohjeiden mukaan ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet tietojenkäsittelyä koskevan sopimuksen soveltuvan lain mukaisesti.
Haikon keräämiä henkilötietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisen määräyksestä, jos asia koskee rikoksen tutkintaa tai Haikko on muutoin velvollinen luovuttamaan kyseisen tiedon lain tai viranomaisen päätöksen nojalla.
Asiakas- ja markkinointirekisterin tiedot saatetaan säilyttää myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Osa käyttämistämme pilvipalveluista kuten esimerkiksi CRM-järjestelmämme ja markkinoinnin automaatiojärjestelmämme sijaitsevat EU:n ulkopuolella. Käyttämämme asiakas- ja markkinointirekisteri Hubspot on USA:n Privacy Shield-listalla.
Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta ja henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Jos tieto siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että maa on EU-Komission tarkoittama riittävän tietosuojattu maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvallassa sijaitsevat siirronsaajat), tai siirto tapahtuu EU-Komission julkaisemia vakiosopimuslauseke hyödyntäen. Varmistamme, että mahdollinen tiedonsiirto tapahtuu lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojalla.
7. Henkilötietojen suojaus ja poistaminen
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Haikko poistaa henkilötiedot soveltuvan lain mukaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Haikko poistaa henkilötiedot tai tekee ne persoonattomiksi silloin, kun tarkoitusta henkilötietojen käsittelylle ei enää ole.
8. Muut sovellukset tai sivustot
Palvelut saattavat sisältää linkkejä muihin sovelluksiin ja/tai sivustoihin, joita Haikko ei ylläpidä. Tämä tietosuojakäytäntö soveltuu ainoastaan Haikon palveluiden käyttöön. Haikko ei vastaa linkitettyjen sovellusten/sivustojen sisällöstä tai näiden sivustojen omistajien tai ylläpitäjien mahdollisesti suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.
9. Verkkosivuston evästeet
Haikko käyttää evästeitä digitaalisissa palveluissaan ja digitaalisia palveluita käyttävän kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).
10. Henkilötietojen tarkastaminen, muuttaminen ja poistaminen
Sinulla on milloin tahansa oikeus mm. tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot, pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista ja saada niistä kopiot. Pyyntö tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Sinulla on myös oikeus kieltää Haikkoa käyttämästä sinua käsitteleviä tietoja viestinnässään. Kielto tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
